On désigne sous les termes « papiers d’entreprise » tous les documents relatifs à sa création, son fonctionnement usuel ou encore son développement. Il est possible de les conserver sous deux formes. Explications.
Archives professionnelles papier : comment les conserver ?
Il faut en premier lieu distinguer le format papier et le format numérique.
Le support papier est le premier à avoir été utilisé, puisque la numérisation n’existait pas. Toutes les entreprises sont concernées. Le papier est un matériau fragile. La lumière peut faire pâlir l’écriture ; rendant le contenu incompréhensible.
La poussière peut également dégrader le papier, sans compter l’humidité pouvant régner dans la pièce de stockage. Il ne faut pas oublier non plus le danger que peuvent représenter les insectes ou encore les rongeurs de type souris ou rats.
Enfin, aucune entreprise ne peut garantir qu’elle sera épargnée par un départ de feu ; qu’il soit intentionnel ou pas.
Pourtant, même si la loi sur la transition numérique suppose de numériser tous ses documents professionnels, il faut conserver ses documents papiers. Cela n’a rien d’évident pour les raisons évoquées plus haut mais aussi parce que cela prend de la place.
Mais si la numérisation semble la solution à certains problèmes, elle n’est pas si évidente à mettre en œuvre. Comment se faire aider quand on est professionnel et que l’on est confronté à ce nouveau problème ?
Transition numérique : ce qu’il faut retenir quand on a besoin d’aide
La digitalisation des pratiques, surtout en entreprise suppose de moins utiliser le support papier notamment dans un but environnemental (limiter la déforestation notamment). Mais il faut alors arriver à numériser ses documents en suivant des normes très précises.
Il est obligatoire que le document numérique puisse avoir la même valeur que le document papier et pour cela, tout ce qu’il comporte doit être lisible.
On comprend, comme évoqué précédemment, que la source ; c’est-à-dire le document papier ; doit déjà être de bonne qualité. Il est toujours possible d’augmenter la résolution et de jouer avec les contrastes pour obtenir un meilleur résultat, mais cela est le fait de machines bien spécifiques et tenter de le faire soi-même représente assurément une gageure, surtout s’il s’agit de digitaliser ainsi des millions de documents, ce qui est généralement le cas pour une entreprise ayant plusieurs décennies d’existence.
Il est important aussi de ne numériser que les documents utiles et donc de procéder à un tri, voire à une suppression en amont, ce qui constitue un travail énorme, chronophage et source d’erreurs pour une personne qui n’est pas formée à cela.
Comment réussir sa transition numérique ? Tout simplement en se faisant aider par les bonnes personnes et cela tombe bien, puisque cela est du ressort de certaines entreprises spécialisées qui proposent un ensemble de prestations toutes complémentaires et utiles pour les entreprises.
Du récolement jusqu’au tri, en passant par le choix d’une politique de classement et d’une GED, tout peut leur être demandé. Il est même possible de choisir un support dématérialisé pour ses documents d’entreprises et d’y mettre plusieurs niveaux d’accréditation, pour que tous les collaborateurs n’aient pas accès à certaines données sensibles.
Enfin, si les deux formes de papiers d’entreprises doivent faire l’objet d’une conservation, cela ne veut pas dire que cela doit se faire obligatoirement in situ.
L’entrepreneur peut tout à fait décider de faire garder ses archives papier ailleurs tout en pouvant y accéder quand il en a besoin, en leur garantissant des conditions de préservation bien meilleures qu’au sein de ses locaux.
Il pourra alors utiliser tout cet espace supplémentaire comme bon lui semble et pourquoi pas pour se développer…ce qui supposera de nouveaux documents, bien entendu…
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